Karyawan yang bekerja di bagian HRD perusahaan wajib mengetahui berbagai aplikasi terbaru yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengelolaan data terkait karyawan. Seluruh data tersebut akan disimpan ke dalam server perusahaan. Proses penyusunan dari data harus dilakukan secara terstruktur agar mudah untuk diakses kembali di kemudian hari. Salah satu aplikasi yang sering digunakan bagian HRD biasanya berbasis Software as a Service (SAAS). Contoh dari software atau aplikasi berbasis SAAS adalah HRIS. Informasi seputar aplikasi tersebut akan dijelaskan secara terperinci di bawah ini.

Definisi HRIS

Mungkin sebagian besar dari kita akan berfikir bahwa kinerja HRD tidak berat. Namun mengelola karyawan pada perusahaan dengan skala besar bukan hal mudah. Perusahaan bisa saja memiliki karyawan yang berjumlah ratusan sampai ribuan. Berangkat dari masalah tersebut akhirnya Mekari membuat aplikasi bernama HRIS. Aplikasi HRIS memiliki kepanjangan berupa Human Resource Information System. Alhasil HRD tidak lagi perlu input dan mengelola data secara manual. Terdapat fitur otomatis dan juga real time yang semakin membuat nyaman para HRD. Sistem keamanan dari aplikasi tersebut juga cukup terjamin. Tidak lagi perlu khawatir bahwa data akan dicuri oleh cracker.

HRIS sebagai aplikasi yang dikembangkan oleh Mekari menawarkan banyak fitur terkait HRD. Beberapa contoh dari fitur HRIS berupa fitur manajemen kehadiran, Employee Self-Service, pelacakan keberadaan karyawan, kemudahan membuat laporan terkait HRD, data slip gaji dari periode ke periode, dan masih banyak lagi lainnya. Pada fitur manajemen kehadiran memungkinkan HRD memantau masing-masing karyawan dari jadwal keberangkatan sampai pulang setiap harinya. HRD akan mudah untuk memantau total jam kantor dari setiap karyawan. Dari laporan pantauan tersebut, para HRD bisa mengetahui mana saja karyawan yang perlu dipotong gaji dan yang perlu diberikan gaji secara utuh. Pada dasarnya setiap karyawan yang sering terlambat hadir perlu diberikan peringatan dan keputusan potongan gaji. Hal tersebut diperlukan untuk melatih kedisiplinan karyawan.

Fitur kedua yang ada pada HRIS yakni Employee Self Service.Fitur tersebut mampu mengatasi data yang terkait cuti, delegasi tugas, dan lain-lain. Hal ini memudahkan untuk pemantauan sisa cuti dari karyawan tertentu. Kemudian fitur berikutnya yang bernama pelacakan karyawan memungkinkan HRD untuk memonitor kinerja setiap karyawan. Bahkan fitur tracking pada aplikasi HRIS juga membuat HRD mudah dalam mengetahui lokasi karyawan yang ditugaskan bekerja secara mobile. Sisanya adalah fitur HRIS yang memungkinkan para HRD untuk membuat laporan berdasarkan periode waktu tertentu, seperti mingguan, bulanan, maupun tahunan.

Keunggulan Menggunakan HRIS

Di dalam aplikasi tersebut memiliki banyak sekali fitur, seperti membantu perencanaan, penyusunan data, langkah standarisasi, dan lain-lain. Apabila Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang keunggulan dari aplikasi ini maka bisa Simak di bawah ini.

Pengurangan Pemanfaatan Kertas untuk Membuat Dokumen

Kita semua memahami bahwa peranan pohon terhadap kelestarian lingkungan sangat penting. Maka dari itu, mengurangi penggunaan kertas sama saja dengan membantu melestarikan lingkungan. Simpan keseluruhan data yang terkait sumber daya alam di cloud perusahaan. Proses pencarian data yang disimpan dalam cloud juga jauh lebih cepat daripada harus membaca secara manual setiap kali mencari data. Anda cukup ketikkan data yang ingin dicari pada Cloud dan data yang dicari akan langsung ditampilkan pada layar.

Cocok untuk Karyawan yang Bekerja Remote

Kemunculan pandemic Covid-19 membuat banyak perusahaan di seluruh dunia untuk beralih ke pekerjaan remote. Perusahaan secara global banyak mengurangi karyawan yang berada di kantor. Keberadaan HRIS memungkinkan semua karyawan remote melakukan penyimpanan data melalui Cloud. Penyimpanan yang terpusat tentu saja tetap memudahkan HRD untuk mengelola data-data tadi. Bahkan perangkat untuk bekerja yang diperlukan hanya berupa internet dan laptop atau computer saja. Bahkan karyawan juga dapat mengajukan cuti, mengisi kehadiran, dan lain-lain secara online. Data-data yang ditampilkan pada aplikasi tersebut juga bersifat real time.

Menghemat Banyak Biaya 

Penghematan biaya operasional kantor dapat membantu perusahaan survive karena dana bisa dialokasikan ke kegiatan lain yang lebih urgen. Beberapa biaya yang dihemat dengan mengaplikasikan HRIS adalah kertas, pemeliharaan printer, rak dokumen, dan lain-lain. Bahkan perusahaan juga tidak perlu untuk instalasi software dan hardware tambahan yang memerlukan biaya cukup mahal. Keberadaan hardware tambahan sendiri memerlukan space khusus dan maintenance rutin. Kedua biaya tadi memakan dana yang cukup mahal untuk perusahaan.

Sistem Keamanan Data Lebih Terjamin

Setiap Cloud dan server perusahaan perlu pengamanan sistem agar tidak mudah dihack oleh cracker. Namun meningkatkan sistem keamanan tersebut akan memerlukan bantuan dari karyawan IT yang jumlahnya banyak. Dengan kata lain, perusahaan akan mengeluarkan banyak dana untuk penggajian tenaga IT. Solusi dari permasalahan ini adalah menggunakan aplikasi HRIS yang lebih terjamin keamananannya. Sistem keamanan langsung dirancang oleh Mekari sebagai perusahaan pengembang HRIS. Keamanan tersebut terus menerus diupdate secara berkala oleh Mekari. Pihak pengguna tidak lagi perlu mengeluarkan biaya sendiri untuk memperbaiki bug maupun sistem keamanan dari HRIS. Aplikasi ini menggunakan sistem enkripsi data yang memungkinkan penyimpanan data lebih terjamin dari peretasan. Terlebih lagi data-data yang disimpan dalam cloud berisikan data sensitive dan privasi para karyawan perusahaan.

Pengaksesan Data Real Time

Seluruh data yang hendak diupload ke cloud memerlukan sambungan internet. Koneksi internet itulah yang membuat data yang disimpan dan muncul di Cloud menjadi real time. Data real time memungkinkan seluruh karyawan yang berhak akses mendapatkan data yang sesungguhnya diperlukan untuk penyelesaian suatu tugas. Beberapa data yang bisa disimpan dan muncul real time pada HRIS adalah data karyawan yang ajukan cuti, slip gaji, daftar kehadiran, personalisasi data masing-masing karyawan, dan lain-lain. Apabila terdapat perubahan data, maka perubahan juga akan langsung ditampilkan. Pembaharuan berdasarkan data terbaru membantu para karyawan satu dengan lainnya memiliki data yang konsisten. Alhasil perusahaan terhindari dari penggunaan data lawas.

Perbandingan Penggunaan Aplikasi HRIS dengan Install Software Sendiri di Server Perusahaan

Kini kita akan mulai membahas tentang perbandingan antara menggunakan HRIS dengan instal software sendiri di server perusahaan. Tentu saja akan ada banyak sekali perbedaan yang juga berkaitan dengan finansial. Beberapa perbandingan tersebut bisa Anda lihat di bawah ini.

Memerlukan Banyak Tenaga IT

Setiap instalasi dan pengembangan software memerlukan banyak tenaga IT. Hal ini sangat berpengaruh terhadap finansial perusahaan. Terlebih lagi setelah proses instalasi, para tenaga IT harus mementingkan sistem keamanan penyimpanan data. Tantangan ini tidak mudah karena perkembangan teknologi membuat peluang cracker untuk hijack data lebih besar. Berbeda sekali dibandingkan dengan menggunakan aplikasi HRIS yang mana masalah keamanan dan update ditangani oleh pengembang Mekari. Alhasil para user hanya perlu berfokus untuk memanfaatkan fitur-fiturnya saja.

Memerlukan Tambahan Hardware

Instalasi software manajemen karyawan secara mandiri sering kali memerlukan hardware additional. Tambahan hardware memerlukan space khusus di kantor. Harga dari hardware sendiri juga cukup mahal. Solusi dari permasalahan tersebut adalah memanfaatkan cloud dalam penyimpanan data seperti yang diaplikasikan oleh HRIS.

Melihat seluruh penjelasan di atas membuat kita paham bahwa HRD memang memerlukan aplikasi khusus, sepereti HRIS. Terlebih lagi seluruh fitur-fiturnya akan terus dilakukan pengembangan. Hal ini tentu akan semakin menguntungkan para pengguna HRIS.