Pengelolaan KPI atau Key Performance Indicator serta BSC atau Balance Scorecard membutuhkan aplikasi atau software khusus.  Keduanya merupakan manajemen kinerja yang bertujuan untuk mengukur kinerja karyawan sekaligus memberikan umpan balik yang dibutuhkan manajemen. Tentu saja, keberadaan software sangat membantu manajemen, terutama departemen HRD untuk dapat menyelaraskan strategi perusahaan sesuai dengan  sumber daya yang ada. 

Kenali KPI dan BSC

Pertama-tama, mari kita kenali apa definisi dan kegunaan KPI dan BSC.  KPI merupakan indikator terukur yang mencerminkan faktor penentu keberhasilan dalam perusahaan.  KPI bermanfaat dalam mendeteksi sekaligus mengevaluasi kinerja terhadap sasaran dan target tertentu. 

Dua jenis KPI adalah lagging dan leading. KPI lagging berfungsi mengukur hasil dari tindakan sebelumnya, seperti pendapatan, laba, atau kepuasan pelanggan.  Sedangkan KPI leading mengukur pendorong kinerja masa depan, seperti inovasi, kualitas, atau keterlibatan karyawan.

Berikutnya, kita kenali apa definisi dan kegunaan BSC atau balanced scorecard. BSC merupakan sistem manajemen strategis yang menerjemahkan visi dan strategi perusahaan menjadi beberapa perspektif seperti keuangan, pelanggan, proses internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan.  Setiap perspektif memiliki serangkaian tujuan, ukuran, target, dan inisiatif yang terkait dengan keseluruhan strategi.

Tentunya, keberadaan balanced scorecard sangat membantu manajemen dalam memantau sekaligus meningkatkan kinerja di berbagai sektor dan bukan hanya keuangan, tetapi juga proses internal, pertumbuhan karyawan, bahkan juga kepuasan pelanggan.  Penggunaan balance scorecard dapat memastikan bahwa perusahaan harus menyeimbangkan semua sektor penting dalam memajukan perusahaan.

Perbedaan KPI dan BSC Sekaligus Manfaatnya

Perbedaan KPI dan BSC yang terutama adalah pada cakupan. BSC merupakan kerangka kerja holistik yang mencakup berbagai aspek kinerja, sedangkan KPI merupakan metrik individual yang berfokus pada bidang tertentu.  Perbedaan kedua adalah BSC merupakan pendekatan top-down yang menyelaraskan visi dan strategi organisasi dengan operasionalnya, sedangkan KPI merupakan pendekatan bottom-up yang mencerminkan tujuan operasional dan kegiatan masing-masing unit. 

Perbedaan selanjutnya yang cukup signifikan adalah sistem BSC yang dinamis dan fleksibel sehingga dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan dan kebutuhan. Sementara itu, KPI merupakan indikator yang lebih statis sehingga perlu adanya \peninjauan dan revisi secara berkala. Namun demikian, BSC dan KPI sama-sama bermanfaat. 

Manfaat dari BSC dan KPI cukup besar untuk manajemen yang berbeda.  Balanced scorecard sangat efektif dalam membantu perusahaan untuk berkomunikasi dan melaksanakan strategi mereka.  Tidak hanya itu, keseimbangan tujuan jangka pendek dan jangka panjang juga menjadi salah satu manfaat BSC.  Melalui BSC, maka manajemen dapat melakukan penyelarasan sekaligus pengintegrasian berbagai fungsi dan tingkatan sekaligus mengidentifikasi dan mengelola peluang dan risiko yang pasti timbul. 

Key Performance Indicator dapat membantu organisasi dalam melakukan pemantauan dan pengevaluasian  kemajuan dan hasil mereka. KPI juga dapat memberikan motivasi dan menghargai kinerja sekaligus mengidentifikasi dan mengatasi kesenjangan dan masalah. Melalui penggunaan KPI, manajemen dapat membandingkan dengan praktik terbaik, serta mengkomunikasikan dan melaporkan pencapaian mereka.

Pentingnya Software Dalam Pengelolaan KPI dan BSC 

Saat ini, manajemen perusahaan perlu menerapkan penggunaan aplikasi atau software untuk pengelolaan KPI atau BSC.  Manfaat penggunaan aplikasi tersebut adalah sebagai berikut: 

Membangun Rencana Strategis 

Metodologi BSC dapat menambahkan perspektif ke dalam rencana strategis bisnis seperti perspektif keuangan, pelanggan, proses bisnis internal dan pembelajaran dan pertumbuhan. Hal yang sama juga berlaku untuk metodologi KPI yang dapat menambahkan semua sasaran strategis, proyek, serta indikator KPI ke perspektif yang tepat.

Penyedia software terpercaya juga sering menawarkan template khusus untuk mengatur data dan metrik yang ingin dilacak.  Semisal, pelacakan poin data tertentu seperti penggunaan anggaran, pengalokasian anggaran, jam kerja, dan skala prioritas. Template ini akan divisualisasikan untuk menjadi laporan penilaian kinerja dalam hal alokasi sumber daya pendanaan, arus kas operasi dan sebagainya. 

Meningkatkan Akuntabilitas 

Keberadaan software dapat meningkatkan akuntabilitas perusahaan karena dapat menyeleksi karyawan berkualitas secara presisi.  Software BSC memudahkan manajemen untuk dapat mengedit, melakukan update sekaligus melaporkan kemajuan yang sudah ada menuju sasaran yang ditetapkan.  Tidak hanya itu, software berkualitas juga dapat merampingkan manajemen risiko.

Pemantauan Risiko 

Software untuk mengelola BSC atau KPI dapat memantau risiko melalui beberapa opsi mudah bagi manajemen untuk menambahkan risiko pada platform. Software ini menyediakan opsi sekali klik untuk tujuan dan inisiatif relevan sesuai kebutuhan perusahaan.  Bahkan, tersedia platform untuk menambah jenis risiko sekaligus pembuat rencana tindakan dan pencegahannya. 

Kemudahan Penyesuaian atau Perubahan Laporan 

Kinerja efektif manajemen salah satunya adalah melaporkan kemajuan sekaligus mengadakan evaluasi. Tetapi, seringkali software yang digunakan untuk melakukan pelaporan dan mengubahnya melalui peninjauan kinerja metrik dapat menghabiskan waktu. Pemilik perusahaan harus memilih software yang dapat membantu mereka membuat laporan fleksibel terkait progress terkini.  

Selalu ada perubahan rencana dalam manajemen sehingga manajemen harus menggunakan software yang dapat memudahkan adaptasi dengan lebih cepat dan canggih. Software tersebut harus dapat langsung menunjukkan perubahan pada semua sub rencana yang tertaut untuk setiap departemen. 

Integrasi dengan Software Lain 

Poin ini sangat penting karena integrasi software mengelola KPI dan BSC dapat mengurangi pemborosan waktu dan tenaga. Beberapa software terkemuka dapat berkolaborasi dengan perangkat lunak dari yang paling sederhana seperti Microsoft Excel dan Google Sheets hingga Microsoft Dynamics. Manajemen tidak hanya dapat melakukan perencanaan dengan cepat, tetapi juga presisi. 

Software untuk mengelola KPI atau BSC dapat dimanfaatkan sebagai sumber data pusat yang menjadi referensi pembaharuan strategi inisiatif, ukuran kinerja, dan revisi metrik.  Tim manajemen tidak perlu menghabiskan waktu terlalu banyak untuk memperbarui banyak file sekaligus mengetik notifikasi pembaruan kepada setiap kepala departemen. 

Memilih Software yang Tepat 

Tidak dapat dipungkiri bahwa banyak pilihan perangkat lunak atau aplikasi untuk mengelola KPI ataupun BSC.  Manajemen dapat memilih perangkat lunak yang paling efektif dengan kriteria sebagai berikut: 

Mudah Digunakan

Software tersebut harus mudah digunakan, tidak lambat dan tidak membingungkan bagi pengguna. Perangkat lunak harus dapat menawarkan fitur otomatisasi untuk setiap pelaporan sehingga platform tersebut dapat langsung digunakan semua pengguna.  Manajemen strategis dapat segera dieksekusi apabila perangkat lunak memiliki fitur yang mudah dan cepat dipelajari.

Review Pelanggan 

Review pelanggan adalah iklan paling ‘jujur’ dimana pelanggan yang puas tidak akan ragu merekomendasikan produk atau jasa yang mereka gunakan.  Memilih software dengan review terbaik dari pelanggan yang puas tentu tidak akan menyesatkan. 

Sesuai untuk Semua Perusahaan 

Setiap perusahaan membutuhkan software untuk mengelola KPI dan BSC.  Manajemen perlu mempertimbangkan software yang dapat digunakan perusahaan yang baru berdiri hingga perusahaan berskala raksasa.  Dengan demikian, software tersebut akan bermanfaat dalam jangka waktu lama. 

Kinerja karyawan dalam perusahaan adalah penentu kemajuan perusahaan. Karena itulah, perlu kebijaksanaan manajemen dalam memilih software dalam mengelola KPI dan BSC.