Seperti yang diketahui, Key Performance Index atau KPI berbeda untuk tiap bidang usaha. Bahkan tidak jarang ada perbedaan KPI bagi divisi yang berbeda di satu perusahaan. 

Sebagai contoh, KPI untuk para marketer dilihat dari jumlah produk yang berhasil dijual. Semakin tinggi jumlahnya, semakin tinggi pula nilai KPI yang dimiliki oleh pegawai tersebut. Sedangkan seorang project manager dilihat dari berapa lama waktu yang dihabiskan. Semakin sedikit waktu yang dibutuhkan, nilai KPI akan semakin bagus.

Mengisi KPI di MyKinerja dalam 6 langkah mudah

Tidak perlu ragu, aplikasi ini cukup mudah dipahami. Tampilan yang di dominasi warna biru dan putih juga memudahkan Anda dalam mengisi KPI. Berikut adalah enam langkah mudah dalam mengisi KPI di aplikasi MyKinerja:

Akses aplikasi MyKinerja

Anda bisa menggunakan browser apa saja yang ada di laptop atau komputer yang Anda gunakan. Tapi pastikan bahwa jaringan Anda aman dan stabil. Lalu masuk ke dalam aplikasi yang ada di alamat https://aplikasi.mykinerja.com.

Pilih Masuk dan gunakan alamat email dan password yang sudah disiapkan oleh bagian personalia. Umumnya, personalia akan mengatur alamat email untuk memudahkan mereka dalam melakukan pengawasan lebih lanjut.

Masuk ke menu KPI

Di sisi kanan atas layar ada menu pengisian KPI. Klik tombol hijau tersebut untuk masuk ke dalam menu KPI dan bisa mulai melakukan pengisian data.

Jika ini pertama kalinya Anda mengisi KPI, maka tidak akan ada data apa-apa di layar. Anda justru akan melihat tulisan, “belum mengisi KPI” pada kolom grafik KPI. Untuk itu, kita mulai pengisian dengan menekan tombol hijau bertuliskan “Tambah” yang ada di sisi kanan atas layar.

Isi Data Utama KPI

Anda akan diarahkan ke layar berikutnya yang berisi beberapa kolom yang wajib di sini. Semua kolom ini akan menentukan semua parameter penting dalam penilaian KPI. Untuk panduan ini, kami mulai pengisian dari sisi kiri atas, yaitu area kinerja.

Area kinerja. Dalam mengisi area kinerja, Anda harus memberitahukan bidang pekerjaan yang dilakukan. Sebagai contoh, jika Anda merupakan anggota tim produksi, Anda bisa mengisi area kinerja dengan kualitas produksi, volume produksi, dan seterusnya. Sebaiknya tiap pegawai memiliki 4-8 area kinerja. Hal ini untuk memberikan gambaran yang jelas bagi personal atas kinerja pegawai tersebut. 

Parameter KPI. Berikutnya adalah mengisi parameter KPI. Parameter ini harus relevan dan menyesuaikan dengan area kinerja yang sudah diisi sebelumnya. Sebagai contoh, bagi pegawai produksi dengan area kinerja volume produksi, maka parameter yang di isikan adalah volume produksi.

Bobot KPI. Kolom ketiga yang di isi adalah bobot KPI. Nilai total untuk satu penilaian KPI adalah 100%. Anda bisa membagi rata antar tiap area kinerja sesuai dengan jumlahnya. Tapi Anda juga bisa memiliki perhitungan sendiri bergantung tingkat kesulitan pekerjaan

Target KPI. Sesuai dengan namanya, Anda harus mengisi target yang ingin dicapai untuk mendapatkan nilai KPI yang sempurna. Sebagai contoh, jika Anda mengisi volume penjualan sebagai area kinerja, maka Anda bisa menyebutkan jumlah target penjualan di kolom ini.

Satuan KPI. Berikutnya adalah kolom satuan KPI yang sesuai dengan penilaian parameter. Perlu diingat bahwa tiap parameter bisa memiliki satuan KPI yang berbeda. Sebagai contoh, seorang marketer akan memiliki parameter target penjualan, yaitu nilai dalam rupiah. Dan juga volume penjualan yang dihitung dalam banyaknya produk yang terjual. 

Masih bingung? Tidak tahu harus mengisi apa pada area kinerja dan parameter KPI? Semua itu bukan masalah. Anda bisa membuka menu panduan di laman terpisah untuk membantu Anda selama proses pengisian data. Satu lagi, jangan lupa untuk menekan tombol simpan setelah mengisi data.

1. Tentukan Tipe Penjumlahan KPI

Ada tiga jenis cara menjumlahnya nilai KPI. Anda bisa memilih opsi akumulatif, rata-rata, atau angka terakhir. Untuk penjumlahan ini bergantung pada tipe kinerja yang diharapkan. Tidak jarang, pada satu penilaian KPI memiliki beberapa cara penjumlahan yang berbeda.

Perhitungan akumulatif berarti nilai KPI akan dijumlahkan secara kumulatif di akhir tahun. Ini berarti perusahaan akan menilai kinerja setelah mendapatkan data lengkap selama satu tahun. Umumnya penilaian ini digunakan pada area kinerja yang berurusan dengan volume besar seperti penjualan.

Tipe rata-rata berarti perusahaan akan menghitung pencapaian rata-rata selama satu tahun. Penjumlahan rata-rata umumnya digunakan untuk area kinerja seperti tingkat kepuasan pelanggan dan standar pelayanan.

Berbeda dengan kedua tipe penjumlahan sebelumnya, tipe penjumlahan angka terakhir berarti mengacu pada nilai KPI di bulan terakhir ketika laporan tahunan dibuat. Tipe ini digunakan untuk KPI yang sifatnya penyelesaian proyek atau pekerjaan.

1. Pilih Tipe KPI

Umumnya ada dua tipe penilaian KPI yang digunakan, yaitu maximize dan minimize. Penilaian maximize adalah untuk nilai KPI yang semakin besar berarti semakin baik kinerja karyawan tersebut. Dan sebaliknya, penilaian minimize berarti kinerja akan dianggap semakin baik ketika nilai KPI kecil.

Tidak semua area kinerja menggunakan tipe penilaian yang sama. Untuk volume penjualan, menggunakan penilaian maximize. Hal ini karena semakin baik penjualan menunjukkan semakin ahli pegawai tersebut dalam menjual. 

Sedangkan untuk penggunaan nilai minimum bisa ditemukan pada penilaian tingkat kepuasan pelanggan, layanan laporan dan keluhan, hingga tingkat disiplin dan absensi pegawai. 

1. Simpan laporan

Langkah terakhir adalah menyimpan pelaporan. Tapi sebelum itu, Anda harus memasukkan nilai realisasi penilaian KPI. 

Pertama, klik tombol biru yang ada di bawah kolom “Isi”. Akan muncul pop-up baru berisi nilai realisasi yang harus diisikan. Selain sebagai pembanding, nilai realisasi ini juga bentuk evaluasi pribadi oleh para karyawan. Tapi, karena sifatnya yang penting dan sensitif, Anda harus mengisinya dengan angka sebenarnya dan bisa dipertanggung jawabkan.

Setelah Anda menekan tombol simpan yang ada di kanan bawah layar, MyKinerja akan segera menghitung skor pencapaian untuk tiap=tiap area kinerja berdasarkan tipe KPI yang digunakan. Berikut adalah rumus pencapaian untuk tipe KPI Maximize dan minimize. Untuk tipe Maximize, angka realisasi dibagi angka target lalu dikalikan 100. Untuk tipe minimize, target KPI dibagi realisasi lalu dilakukan 100. Skor akhir yang juga terlihat di halaman depan aplikasi didapat dari skor pencapaian dikalikan bobot KPI. 

Pentingnya Menjaga Disiplin dan kejujuran

Penggunaan aplikasi seperti MyKinerja bergantung pada seberapa disiplin dan jujur Anda sebagai karyawan. Karena perhitungan yang dilakukan secara langsung, Anda perlu dengan rutin memasukkan nilai realisasi KPI pada aplikasi setiap akhir bulan. 

Angka realisasi ini penting dalam mengukur hasil nyata dari kinerja dalam bulan tersebut. Dan begitu pula pada bulan berikutnya sebagai pembanding. Dengan demikian, Anda bisa 

Ternyata cukup mudah ya mengisi KPI di aplikasi MyKinerja. Walau terkesan panjang, tapi penting untuk mengikuti langkah-langkah ini agar tidak ada kesalahan dalam penilaian KPI. Penilaian yang tepat akan membantu perusahaan dalam menentukan langkah strategis ke depannya.